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POLITÍCAS EN PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
CON RESPECTO A LA GENERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA CULTURA DE PREVENCIÓN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO.
a). LOGÍSTICA 3T S.A. por intermedio de su Comité de Educación y con la colaboración del Comité SIPLAFT, elaborará un plan anual de capacitación que garantice un conocimiento adecuado de todos sus integrantes (Asociado, Directivo, Empleado y Comunidad en General) sobre el tema de la Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, estableciendo su intensidad horaria y necesidad de recursos tecnológicos y financieros.
b.) LOGISTICA 3T S.A., mantendrá programas de comunicación e información a sus asociados, empleados, directivos y la comunidad en general, respecto de las mejores prácticas de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Para el efecto desarrollará diferentes mecanismos como boletines, carteleras, periódicos, audiovisuales etc.
c.) En la capacitación obligatoria que deben recibir todos los nuevos asociados, se incluirá obligatoriamente, la Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
d.) Será obligatoria la inducción en la prevención de riesgos de lavado de activos, para los asociados, directivos y empleados, para lo cual LOGÍSTICA 3T S.A.desarrollará los programas y mecanismos, con base en los niveles de responsabilidad que a cada uno le corresponde.
2. NUEVOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
a). Para la adopción de un nuevo producto o servicio, se deben analizar los riesgos que esto implica en lo relacionado con nuevos asociados, mercados y recursos, valorando el impacto que se genera en el sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, vigente en LOGíSTICA 3T S.A.
La oferta de un nuevo producto o servicio, estará condicionada a que los nuevos riesgos que se generen, no deterioren significativamente el sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, vigente en TRANSPROTES 3T S.A.
3. DEBER DE LAS DIFERENTES INSTANCIAS DE LOGISTICA 3T S.A., DE ASEGURAR Y VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REGLAMENTOS INTERNOS Y DEMÁS DISPOSICIONES RELACIONADAS CON EL SIPLAFT.
a.) Todas las personas que integran LOGÍSTICA 3T S.A., asociado, directivo, empleado y usuarios, deben atender y propender, por la observancia de todos los parámetros establecidos para asegurar un debido control del riesgo de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo.
b.) Los entes directivos de LOGÍSTICA 3T S.A. como la Asamblea y el Consejo De administración, deben establecer escalas de sanciones para quienes desde las diferentes instancias violen las normas establecidas para el SIPLAFT.
4. ADOPCIÓN DE CÓDIGO DE CONDUCTA.
LOGÍSTICA 3T S.A. diseñará e implementará un código de ética, referido al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, de obligatorio cumplimiento para todos los que integran la compañía.
5. PREVENCIÓN Y RESOLUCIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS EN LOGISTICA 3T S.A.
a.) LOGÍSTICA 3T S.A. determinará los mecanismos de resolución de conflictos de interés, para que todos sus integrantes eviten colocarse en circunstancias que lleven o puedan llevar a un conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella,
a la obtención para sí de un beneficio material diferente al que naturalmente emana de su nexo con ésta, o al aprovechamiento personal de una oportunidad o lucro que corresponde o debe corresponder a LOGÍSTICA 3T S.A.
6. POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.
La Compañía, generará las condiciones que le permitan obtener la información necesaria, de conocimiento de sus asociados, de manera que sea posible tipificar el nivel de riesgo asociado, mediante una clara identificación de la actividad que desarrolla y las transacciones que de ella se derivan.
7. POLÍTICA DE “RECHAZO” O ADMISIÓN DE CLIENTES.
a.) LOGÍSTICA 3T S.A respeta el derecho de libre adhesión y los principios de equidad e igualdad que pregona la filosofía, no obstante, es imperativo que se reserve el derecho de admisión para aquellos clientes y proveedores nuevos que por su
situación particular presentan altos niveles de riesgo para el proceso de prevención de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, lo que a su vez puede poner en riesgo la integridad misma de la Compañía y de todos sus clientes y proveedores.
b.) Para aquellos clientes y proveedores que ya están registrados en la base de datos de la compañía y que presenten niveles de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por encima de los límites aceptables, la Compañía cuenta en sus estatutos con recursos de sanción o exclusión, previo cumplimiento de los pasos allí establecidos.
8. POLÍTICA DE ADMISIÓN Y CALIFICACIÓN DE RIESGOS PARA CLIENTES DE ALTO RIESGO.
a.) La Compañía adoptará procesos técnicos para evaluar los diferentes riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, determinando con base en los factores de riesgo presentes y la calificación que se asigne, la gestión específica a desarrollar para controlar su nivel de exposición en cada segmento.
b.) En la Compañía serán establecidos los procedimientos y controles para la identificación de las personas públicamente expuestas, en atención al alto nivel de riesgo que pueden llegar a representar para la Organización, estableciendo adicionalmente procesos de monitoreo especial. La vinculación como cliente de una persona públicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo de Administración y para ello debe recibir de la Gerencia la hoja de vinculación debidamente diligenciada y verificada, con los documentos de soporte necesarios y un memorando de presentación.
c.) CUENTAS INACTIVAS: Se consideran como de alto riesgo aquellos asociados que presentan cuentas de ahorros con una inactividad superior a seis (6) meses y es por ello que la Compañía procederá a bloquearlas. Para el desbloqueo y activación de las cuentas, la Organización designará un empleado determinado con su respectivo suplente para de manera exclusiva manejar este proceso, previa actualización de la información por parte del asociado.
9. POLÍTICA DE EXONERACIÓN DE CLIENTES, RESPECTO A LAS OPERACIONES EN EFECTIVO.
LOGÍSTICA 3T S.A. NO EXONERARA a ninguno de sus clientes del reporte de operaciones en efectivo.
10. POLÍTICA DE INFORMACIÓN A LAS AUTORIDADES, INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA BANCARIA Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN.
La entrega de información será:
a.) Oportuna, precisa y clara a las autoridades competentes, de acuerdo a sus diferentes disposiciones.
b.) Periódica y didáctica para la gerencia, directivos y empleados de LOGISTICA 3T S.A.
c.) Abierta y precisa para los entes gubernamentales, judiciales y de policía que lo requieran, previa autorización de la Gerencia o en su defecto del Oficial de Cumplimiento.
d.) Negada para las personas naturales o jurídicas que no presenten órdenes judiciales
para la entrega de información de otras personas, con el fin de
salvaguardar la confidencialidad de la información.
e.) Al amparo de la reserva bancaria es imposible que puedan llegar a resultar protegidas conductas criminales, abusivas o contrarias a la buena fe que ha de regir el mercado financiero, o lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor de la administración de justicia y de los organismos que con ella colaboran en la lucha por el imperio de la moral y del derecho y es por ello que cuando prime una orden judicial debidamente sustentada, LOGÍSTICA 3T S.A. no esgrimirá este derecho constitucional para evadir su responsabilidad de colaborar con la justicia.
11. ANTEPONER CUMPLIMIENTO DE NORMAS AL LOGRO DE METAS COMERCIALES.
Tanto el Consejo de Administración, como la Gerencia y todos los demás empleados deberán asegurar el cumplimiento de todos los postulados normativos de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, antes de crear, reglamentar, exigir y cumplir una meta económica o social determinada. Para el efecto vale la pena aclarar que el fin no justifica los medios.
12. RÉGIMEN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE NORMAS.
LOGÍSTICA 3T S.A. aplicará sanciones por el incumplimiento del manual SIPLAFT y del Código de Ética a todos sus empleados, directivos y asociados, de acuerdo a lo establecido en los reglamentos internos, código laboral, estatutos y legislación nacional al respecto, debido a que son normas de obligatorio cumplimiento. La aplicación de sanciones disciplinarias y sociales se harán sin perjuicio de que las autoridades competentes apliquen las acciones previstas en los códigos: civil, penal y similares.
13. POLÍTICAS PARA OPERACIONES CON CLIENTES DE PAÍSES QUE NO APLICAN RECOMENDACIONES GAFI Y GAFISUD.
LOGÍSTICA 3T S.A. se abstendrá de establecer relaciones económicas con cualquier persona natural o jurídica que realicen operaciones en o con países que no apliquen las recomendaciones que sobre la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo establezcan los organismos internaciones encargados de regular este tema.
14. POLÍTICAS DE CONTROL Y CANALES DE COMUNICACIÓN ENTRE LA OFICINA PRINCIPAL Y SUS SUCURSALES Y AGENCIAS
LOGÍSTICA 3T S.A. designará un interlocutor válido, para que sea esta persona quien se encargue de todos los procesos de comunicación con la oficina principal en los temas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, siendo el Oficial de Cumplimiento el receptor de este tipo de información.
15. INSTANCIAS DE REPORTE Y CONSULTA ENTRE EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Y TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA INSTITUCIÓN.
LOGÍSTICA 3T S.A. diseñará un sistema de reportes internos y externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y que le permita cumplir con los requerimientos de las autoridades competentes.
16. POLÍTICAS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
a.) LOGÍSTICA 3T S.A. deberá llevar un archivo especial según el cual todos los elementos del SIPLAFT implementados por la entidad, consten en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
La documentación como mínimo
1. Deberá: Contar con un respaldo físico.
2. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.
3. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.
4. La documentación deberá comprender por lo menos: Manual de procedimientos del SIPLAFT.
5. El Código de Conducta
6. Los informes del Consejo de Administración, el Gerente, el Oficial de Cumplimiento y los órganos de control, en las que consten las actuaciones de cada una de estas instancias en torno de LA/FT.
7. Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SIPLAFT, teniendo en cuenta lo siguiente:
8. Conservar en forma centralizada, con las debidas seguridades, todos los documentos que soportan lo concerniente a las operaciones identificadas como sospechosas, junto con los respectivos reportes a la UIAF, con el propósito de suministrar una información completa a las autoridades competentes, cuando estas los soliciten.
9. Tener el soporte de cada una de las operaciones inusuales detectadas, con los resultados del análisis realizado y constancia de la persona responsable que ejecutó su estudio, archivadas en orden cronológico.
10. Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo, debidamente organizados por orden cronológico.
11. Archivar en orden cronológico los informes de la Gerencia, Revisor Fiscal y Oficial de Cumplimiento, junto con las fotocopias de las actas del Consejo de Administración y el Comité de Cumplimiento, donde conste la presentación de tales informes, así como los pronunciamientos y determinaciones adoptadas al respecto por dichos organismos.
b.) La conservación de los documentos relativos al LA/FT debe realizarse por un término mínimo de 5 años, según lo establecido en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 22 de la ley 795 de 2003, con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades. Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que no exista solicitud de entrega de dicha información por parte de las autoridades competentes.
2. Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los Decretos números 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y demás normas que los complementen o adicionen.
17. POLÍTICAS PARA LA RECEPCIÓN O VENTA DE BIENES RECIBIDOS EN DACIÓN DE PAGOS
Tanto para le recepción, como para la venta de bienes recibidos en dación de pago, obtendremos de quien entrega o del comprador, persona natural o jurídica, información similar a la que se obtiene para la vinculación como Asociado, desarrollando en este sentido similar proceso de verificación y confirmación de la información.