POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LOGISTICA 3T S.A., en adelante la Compañía, se encuentran comprometidas con la protección del derecho fundamental del HABEAS DATA que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.
1. DEFINICIONES
Para efectos del presente documento debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones a fin de dar aplicación a la política de tratamiento de datos personales.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
e) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. PRINCIPIOS ORIENTADORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Compañía aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios al realizar el tratamiento de datos personales:
2.1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales debe sujetarse como mínimo a lo establecido a las leyes vigentes que regulen la materia y disposiciones que la desarrollen.
2.2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
2.3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No debe efectuarse el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2.5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos personales.
2.6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y la ley. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas habilitadas por la ley o la autoridad judicial.
2.7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando así lo permita la ley y en los términos que ésta lo disponga.
3. DERECHOS DE LOS TITULARES
La Compañía en todo tratamiento de datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos del presente manual, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
3.1 Autorización del titular
Todo tratamiento que la Compañía haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:
3.2 Deber de informar al titular
El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
4. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en el presente manual y en las disposiciones que regulen su actividad:
4.1 Deberes de los responsables del tratamiento
4.2 Deberes de los encargados del tratamiento.
Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en el presente manual y en las normas que regulen su actividad:
5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Para efectos del presente manual y conforme lo establezca la ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
5.1 Tratamiento de datos sensibles
En términos generales la compañía se abstendrá de hacer tratamiento de datos sensibles conforme las limitaciones que imponga la ley. Se entiende que puede efectuarse el tratamiento de este tipo de datos cuando se dé una de las siguientes circunstancias:
5.2 Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes.
El tratamiento este tipo de datos personales requiere de un especial respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes queda prohibido en la
Compañía salvo en los casos permitidos por la ley.
6. PROCEDIMIENTOS
6.1 Consultas
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de la Compañía. El responsable o encargado del tratamiento deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
La consulta se formulará a través de los siguientes correos:
Administración de personal recursoshumanos@logistica3t.com.co
Cliente gerenciacomercial@logistica3t.com.co
Proveedores auxcontable@logistica3t.com.co
Conductores Subcontratistas contenedores@logistica3t.com.co
y/o por el medio habilitado por la Compañía para tal efecto, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2 Reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos la Constitución y la ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento designado por la Compañía, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
7.TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
La transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos está prohibida. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia o por la autoridad que la ley disponga.
Los datos personales pueden ser remitidos o transmitidos a terceros países en los siguientes eventos:
8. DATOS DE CONTACTO PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para efectos de solicitar aclaraciones, presentar quejas o reclamos o solicitar en general cualquier información referente al tratamiento de datos personales, la Compañía ha habilitado el correo electrónico recursoshumanos@logistica3t.com.co y el teléfono 7569400.